Datenschutzinformation gem. Art. 13 DSGVO
zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten unserer Geschäftspartner

Der Schutz personenbezogener Daten unserer Ansprechpartner bei Interessenten, Kunden, Vertriebspartner und Lieferanten (nachfolgend „Geschäftspartner“) ist uns ein wichtiges Anliegen. Deshalb verarbeiten wir personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und zur Datensicherheit.

I. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Sie erreichen den Datenschutzbeauftragten wie folgt:

postalisch: 
Neidhardt Werbe GmbH  
z.Hd. des Datenschutzbeauftragten
Lindenstraße 30 + 37a
36037 Fulda
Deutschland

telefonisch oder per E-Mail:
BerIsDa GmbH
Tel.: +49 661 29 69 80 90
E-Mail: datenschutz@berisda.de
Website: www.berisda.de

 

II. Beschreibung der Verarbeitung

1. Beschreibung und Umfang der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäfts- und Vertragsbeziehung von Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber oder im Rahmen einer vorvertraglichen Kontaktaufnahme oder einer sonstigen Anfrage Ihrerseits erhalten. Wir verarbeiten gegebenenfalls die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

• Stamm- und Kontaktdaten wie Anrede, Vor- und Nachnamen, private und/oder geschäftliche Anschrift, Geburtsname, private und/oder geschäftliche Telefonnummer, private und/oder geschäftliche Mobilfunknummer, private und/oder geschäftliche Faxnummer und private und/oder geschäftliche E-Mail-Adresse
• Informationen zur Funktion und zu Ihrer Tätigkeit (bei Ihrem Arbeitgeber)
• Informationen, die aus öffentlich verfügbaren Quellen erhoben wurden
• Legitimations- und Benutzerdaten
• Kommunikationsdaten im Zusammenhang mit Korrespondenzen
• Projekt-, Vertrags- und Abrechnungsdaten
• Weitere Daten, deren Verarbeitung im Rahmen eines Projekts oder der Abwicklung einer Vertragsbeziehung erforderlich sind oder die freiwillig von unseren Ansprechpartnern angegeben werden, wie getätigte Anfragen oder Projektdetails

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich direkt bei Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber im Rahmen der gemeinsamen Zusammenarbeit erhoben. Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, ist jedoch für die Kommunikation und die Abwicklung von Verträgen mit uns erforderlich. Eine Verpflichtung zur Bereitstellung besteht nicht. Sollten Sie uns die notwendigen Informationen und Unterlagen nicht zur Verfügung stellen, können wir die von Ihnen gewünschte Geschäftsbeziehung nicht aufnehmen oder fortsetzen. Dies gilt auch für die Beantwortung von Anfragen Ihrerseits. Darüber hinaus werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, die Geschäftsbeziehung zu Ihnen aufrechtzuerhalten bzw. einen Vertrag mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber zu schließen, diesen auszuführen und zu beenden. Die Nichtbereitstellung kann daher dazu führen, dass Sie kein Ansprechpartner und/oder Geschäftspartner sein können. Zur Verarbeitung der von Ihnen überlassenen Daten kommt keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) gem. Art. 22 DSGVO zum Einsatz.

Wir identifizieren zudem anhand der übermittelten Informationen potenzielle Geschäftspartner, die unsere Leistungen und Informationen benötigen könnten, und informieren diese Geschäftspartner per Briefwerbung. Darüber hinaus informieren wir Bestandskunden über unsere Leistungen u.a. auch per E-Mail. Wir behalten uns vor im Falle eines dauerhaften Widerspruchs Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten allein zu diesem Zweck in einer Werbesperrdatei zu speichern.

2. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung der Daten erfolgt zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Anbahnung, Durchführung und Beendigung) auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Die Verarbeitung Ihrer Daten als Ansprechpartner einer juristischen Person erfolgt zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, und zwar zur Erfüllung eines mit Ihrem Arbeitgeber geschlossenen Vertrages. Soweit notwendig verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auch darüber hinaus aufgrund einer Interessenabwägung (berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO), wonach die Verarbeitung zulässig ist, wenn sie zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder von Dritten erforderlich ist und Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, nicht überwiegen.

Die Verarbeitung Ihrer Daten zum Zwecke der postalischen Direktwerbung erfolgt ebenfalls auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, die Verarbeitung Ihrer Daten zum Zwecke der Direktwerbung per E-Mail erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO i.V.m. § 7 Abs. 3 UWG; die Speicherung Ihrer Daten in einer Werbesperrdatei zu Nachweiszwecken und Abwehr von Haftungsansprüchen erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Die Verarbeitung Ihrer Daten kann zudem aufgrund gesetzlicher Vorgaben (gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO) erfolgen oder im öffentlichen Interesse (gem. Art. 6 Abs.1 S. 1 lit. e DSGVO) liegen. Die Zwecke der Datenverarbeitung ergeben sich aus gesetzlichen Vorgaben oder liegen im öffentlichen Interesse (z. B. Einhaltung von Aufbewahrungspflichten).

3. Zweck der Verarbeitung

Für folgende Zwecke verarbeiten wir Daten von Geschäftspartnern und deren Ansprechpartnern:

• Allgemeine Kommunikation mit Geschäftspartnern zu Dienstleistungen und Projekten, z.B. um Anfragen des Geschäftspartners zu bearbeiten
• Planung, Durchführung und Verwaltung der (vertraglichen) Geschäftsbeziehung zwischen dem Verantwortlichen und dem Geschäftspartner
• Durchführen von postalischen Marketingkampagnen, Veranstaltungen für Geschäftspartner und ähnlichen Aktionen und Events
• Postalische Zustellung von Informationen, von denen wir annehmen, dass diese für Sie interessant sind
• Zustellung von Informationen per E-Mail an unsere Bestandskunden, von denen wir annehmen, dass diese für Sie interessant sind
• Postalische Zustellung von Informationen, von denen wir annehmen, dass diese für Sie interessant sind
• Einhalten von rechtlichen Anforderungen (z.B. von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten)

Darüber hinaus erfolgt eine Verarbeitung zu folgenden Zwecken:

• Maßnahmen für die Optimierung unserer Geschäftsprozesse wie z.B. das Führen einer Customer-Relationship-Management-Datenbank
• Sicherstellung von Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit, wie z.B. die Durchführung von Zutrittskontrollen und die Protokollierung von Besuchern
• Beilegen von Rechtsstreitigkeiten, Durchsetzen bestehender Verträge und zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen
• Aufrechterhalten und Schutz der Sicherheit unserer Dienstleistungen, Verhindern und Aufdecken von Sicherheitsrisiken, betrügerischem Vorgehen oder anderen kriminellen oder mit Schädigungsabsicht vorgenommenen Handlungen

In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse in der Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zudem zum Zwecke der postalischen Direktwerbung. Die Aufnahme in eine Werbesperrdatei dient zum Nachweis und zur Abwehr von Haftungsansprüchen sowie zur Berücksichtigung Ihrer erteilten Werbewidersprüche bei zukünftigen Marketinginitiativen. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse in der Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

4. Dauer der Verarbeitung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Verarbeitung der von Ihnen überlassenen Daten erfolgt so lange, wie sie zur Erreichung des vertraglich vereinbarten Zweckes notwendig ist, jedoch grundsätzlich so lange, bis das Vertragsverhältnis mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber besteht. Die Daten werden daher gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen dann der Fall, wenn die Daten für die Durchführung des Vertrages nicht mehr erforderlich sind. Auch nach Abschluss des Vertrags kann eine Erforderlichkeit, personenbezogene Daten des Vertragspartners zu speichern, bestehen, um vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Nach der Beendigung des Vertragsverhältnisses werden die von Ihnen überlassenen Daten daher zur Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder aufgrund unserer berechtigten Interessen verarbeitet. Nach Wegfall unserer berechtigten Interessen oder gesetzlicher Vorgaben werden Ihre Daten gelöscht.

Wir nutzen Ihre Kontaktdaten, um Sie per Post über unsere Leistungen zu informieren. Dieser Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen:

Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet. (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO)

Wenden Sie sich dazu bitte an die oben angegebenen Kontaktdaten. Dabei entstehen Ihnen keine anderen Kosten als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen. Wir behalten uns vor, im Falle eines dauerhaften Widerspruchs Ihre E-Mailadresse und/oder Ihre Postadresse allein zu diesem Zweck in einer Werbesperrdatei zu speichern. Die Speicherung in der Werbesperrdatei ist zeitlich nicht befristet. Sie können der Speicherung widersprechen, sofern Ihre Interessen unser berechtigtes Interesse überwiegen.

Für weiterführende Informationen zur Aufbewahrungsdauer der einzelnen Daten nach Beendigung des Vertragsverhältnisses bitten wir Sie den zuständigen Datenschutzbeauftragten zu kontaktieren.

5. Empfänger der Daten

Innerhalb unserer Organisation erhalten diejenigen Stellen und Bereiche Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. der o.g. Zwecke benötigen und die zur Verarbeitung dieser Daten berechtigt sind.

Innerhalb unserer Unternehmensgruppe werden Ihre Daten ausgetauscht. Dazu schließen wir schriftlich entsprechende Verträge ab.

Im Rahmen unserer Leistungserbringung beauftragen wir Auftragsverarbeiter, die zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten beitragen. Wir arbeiten mit Dienstleistern, wie beispielsweise Dienstleistern für IT-Wartungsleistungen, Videokonferenztools oder Newsletter Versand, zusammen (sog. Auftragsverarbeiter). Diese Dienstleister werden nur nach unserer Weisung tätig und sind vertraglich auf die Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen verpflichtet. Dazu schließen wir schriftlich entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge mit diesen Dienstleistern ab. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass unsere Dienstleister die personenbezogenen Daten unserer Geschäftspartner nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen (DSGVO, BDSG, usw.) verarbeiten.

Wir übermitteln gegebenenfalls personenbezogene Daten an Gerichte, Aufsichtsbehörden oder Anwaltskanzleien, soweit hierfür nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass unsere Geschäftspartner ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe der Daten haben.

6. Keine Datenübermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation

Eine gezielte Übermittlung der von Ihnen überlassenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt nicht. Sollten Sie im Einzelfall eine gezielte Übermittlung der von Ihnen überlassenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation wünschen, führen wir dies nur nach Ihrer schriftlichen Einwilligung durch.

III. Rechte der betroffenen Person

Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, haben Sie als Betroffener folgende Rechte gegenüber uns als Verantwortlichen:

1. Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf (unentgeltliche) Auskunft über Ihre erhobenen und gespeicherten personenbezogenen Daten. Dazu gehört u.a. auch die Auskunft über deren Verarbeitungszwecke, deren Herkunft und Empfänger, die Speicherdauer sowie das Bestehen verschiedener Rechte.

2. Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO

Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen ein Recht auf Berichtigung (auch im Sinne einer Vervollständigung) Ihrer Daten, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder für den Zweck der Verarbeitung unvollständig sind. Der Verantwortliche hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.

3. Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO

Sie können unter den Bedingungen des Art. 17 DSGVO jederzeit die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, es sei denn, dass noch Umstände zum Tragen kommen, die den Verantwortlichen berechtigen oder verpflichten, Ihre personenbezogenen Daten weiterhin zu verarbeiten (wie bspw. gesetzliche Aufbewahrungspflichten).

4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO

Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie im Umfang von Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

5. Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO

Haben Sie uns personenbezogene Daten bereit gestellt, und erfolgt eine automatisierte Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder auf Grundlage eines Vertrags so haben Sie im Umfang von Art. 20 DSGVO ein Recht auf Übertragung der von Ihnen bereitgestellten Daten, sofern dadurch nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden. Die Bereitstellung erfolgt in einem gängigen, maschinenlesbaren Format. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

6. Widerspruchsrecht, Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, im Umfang von Art. 21 DSGVO gegen eine Verarbeitung Widerspruch zu erheben, soweit die Datenverarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung oder des Profilings erfolgt. Einer Verarbeitung auf Grund einer Interessenabwägung können Sie unter Angabe von Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.

7. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit. Wenn Sie sich in einem anderen Bundesland oder nicht in Deutschland aufhalten, können Sie sich aber auch an die dortige Datenschutzbehörde wenden.